SEKRETERLİK EĞİTİMİ
Sekreterlik Eğitimi: Bir kuruluşta başarılı bir şekilde sekreterlik ve yöneticilik, profesyonel yetenek ve beceri gerektirir. Şirketlerin ilk izlenimlerini belirleyen en önemli faktörlerden birisi sekreterlerdir. Sekreterlerin profesyonel bir etki bırakması, ilk izlenim açısından oldukça önemlidir. Outlook, Teams ve dijital takvim yönetimi günlük araçlardır.
Sekreterlik eğitiminin amacı bu noktada; katılımcıların mevcut sekreterlik becerilerini yeniden inşa etme yoluyla profesyonel beceriler ve yetenekler kazanmalarını sağlamaktır; yönetici asistanlığı mesleğinin uluslararası birliği programa altyapı sağlar.
Sekreterlik eğitimi, A’dan Z’ye bütün profesyonel sekreterlik becerilerini kapsamaktadır.
Yöneticilerin bir nevi sağ kolu olan yönetici asistanlarının, becerileri ile yetkinliklerinin ve verimliliklerinin artırılması, ofis yönetimine dair farkındalıklarının sağlanması amaçlanmaktadır.
Eğitim Yöntemi
Uygulamalı bireysel ve grup çalışmaları, role-playler ve alıştırmalar.
Katılımcı Profili
- Yönetici Asistanları: Üst yönetimle birlikte çalışan profesyoneller
- Sekreterler ve Ofis Sorumluları: Günlük ofis koordinasyonu yapan ekipler
- Resepsiyon ve Karşılama Görevlileri: İlk izlenim oluşturan profesyoneller
- Outlook ve Teams Yöneticileri: Dijital takvim ve toplantı koordinasyonu yapanlar
- Sekreterlik Adayları: Bu mesleğe yönelmek isteyen yeni mezunlar
- Kariyer Değiştirmek İsteyenler: Sekreterlik alanına geçiş yapan profesyoneller
Süresi
2 Gün (12 Saat)
Kazanımlar
- Yönetici Asistanlığı: Üst yönetimin operasyonel destekçisi
- Toplantı ve Ajanda: Etkin ajanda yönetimi
- Profesyonel İletişim: Telefon, e-posta ve yüz yüze görgü
- Office ve Dijital Araçlar: Excel, PowerPoint, Outlook hakimiyeti
- Dosyalama ve Arşiv: Fiziksel ve dijital dosya düzeni
- Protokol Kuralları: Misafir karşılama ve görgü
- Çoklu Görev Yönetimi: Yoğun ofiste önceliklendirme
Sekreterlik Eğitimi Konuları
1. Yönetici Asistanlığı
- "Asistan = yöneticinin uzantısı" çerçevesi
- Operasyonel destek ↔ stratejik filtre — iki rol bir arada
- Gizlilik: duyduğun ofis dışına çıkmaz, ailene anlatılmaz
- Yetkinlik haritası: organizasyon + iletişim + dijital + protokol
2. Kişisel İmaj
- İmaj = ilk 7 saniye + tutarlı 7 ay
- Giyim: sektör + kurum + pozisyon üçgeninde uyum
- Bakım: parfüm hafif, tırnak temiz, ayakkabı boyalı
- "Yöneticinden bir tık sade" → asistan giyim ilkesi
3. Beden Dili
- Postür: omuz geride, çene paralel, ayaklar yere temaslı
- Göz teması: %60-70, üstü baskı, altı çekingenlik
- El sıkışma: kuru, sıkı ama acıtmadan, 2 saniye
- Söz-beden uyumsuzluğu → beden kazanır, mesaj kaybolur
4. Sözel İletişim
- Diksiyon: tane tane konuşma, ünlü harf tam çıkar
- Ton: işitilebilir ama bağırmadan — telefonda gülümseme duyulur
- Resmi hitap: "Sayın", "Bey/Hanım" + soyadı
- Saygılı dil → "rica etmek", "müsait misiniz?", "anlıyorum efendim"
5. Sağlıklı İletişim Faktörleri
- Yargısız dinleme: cevap düşünmeden önce anlama
- Empati ↔ sempati farkı: anlamak vs aynısını hissetmek
- Açık geri bildirim → "anladığımı şöyle özetleyebilir miyim?"
- Çift yönlü diyalog → tek taraflı bilgi aktarımı değil
6. Etkin Dinleme
- Tam dikkat: telefon ters, ekran kapalı, göz temaslı
- Yansıtma: "Yani şunu istiyorsunuz, doğru muyum?"
- Not alma → yöneticinin söylediğini hatırlamadan koruma
- Açıklayıcı soru: "tarihi tam olarak ne zaman?"
7. Empati ve Anlayış
- Bilişsel empati → karşıdakinin bakış açısını kur
- Duygusal empati → hissi tanı, ama sürüklenme
- Profesyonel sınır: empati var, tarafsızlık kaybı yok
- "Anladım sizi" → spesifik özetle, jenerik söyleme
8. Soru Sorma Teknikleri
- Açık soru → bilgi açar; kapalı soru → teyit eder
- Sondaj: "biraz daha açar mısınız?"
- Yönlendirici sorudan kaçın: "siz de öyle düşünmüyor musunuz?"
- Soru sırası: genelden özele → huniyle daral
9. Yazışma Kuralları
- Resmi yazışma: hitap, gövde, kapanış, imza bloğu
- E-posta etiği: konu çubuğu net, gövde 3 paragraf, tek istek
- Cc/Bcc farkı: Cc bilgi, Bcc gizli alıcı
- Gönderim öncesi son kontrol: alıcı + dosya eki + imla
10. Telefonda İletişim
- Açılış formülü: "İyi günler, [şirket] [ad], buyrun"
- Mesaj formu: kimden, kime, ne zaman, ne konuda, geri arama no
- Bekletme: 30 saniyenin üstünde geri arama daha profesyonel
- Kapanış: "başka yardımcı olabileceğim?" + ad ile veda
11. Telefonda İtiraz ve Şikayet
- Sakinlik silahı: ses tonu düşür → karşı taraf kademe iner
- HEAR yöntemi: Hear → Empathize → Apologize → Resolve
- Çözüm odaklı yanıt: "şunu yapabilirim" → seçenek sun
- Eskalasyon eşiği: ne zaman üst yetkiliye aktarılır?
12. İlişki Yönetimi
- İç paydaş: yönetici, departmanlar, çalışanlar
- Dış paydaş: müşteri, tedarikçi, kamu, basın
- Yönetici tipi: detaycı, vizyoner, ilişkici, sonuç odaklı → her birine uyarla
- Çatışma → tarafsız kal, kişiselleştirme, üst yönetime ilettir
13. Davranış Modelleri
- DISC: D (baskın), I (etkileyici), S (ilişkici), C (analitik)
- D yönetici → kısa cümle, doğrudan rapor, karar bekleyen sunum
- C yönetici → veriyle gel, kaynak göster, detayı atlama
- Algı türleri: görsel-işitsel-kinestetik → iletişim kanalını seç
14. Zaman Yönetimi
- Eisenhower matrisi: acil-önemli, önemli-acil değil, acil-önemsiz, ikisi de değil
- Ajanda kuralı: blok zamanlar + nefes araları + tampon süre
- Toplantı organizasyonu: gündem → davet → materyal → not → takip
- Verimli rutin: sabah 30 dk planlama, akşam 15 dk değerlendirme
15. Dosyalama ve Arşiv
- Kategorilendirme: konu + tarih + departman üçlemesi
- Dijital adlandırma: YYYYMMDD_konu_v1.pdf gibi tutarlı format
- Hızlı erişim: 80/20 kuralı → sık dosyalar elin altında
- KVKK: aydınlatma, rıza kaydı, saklama süresi, silme talebi
16. Stres ve Olumlu Düşünce
- Stres kaynağı haritası: kişi, görev, süre, belirsizlik
- Mola: her 90 dakikada 5 dakika → odaklanma sürdürülebilir
- 4-7-8 nefes: 4 al, 7 tut, 8 ver → 60 saniyede sakinlik
- Tükenmişlik sinyalleri: sabah motivasyon kaybı, hata artışı, sosyal çekilme
17. Müşteri Memnuniyeti
- İç müşteri = diğer departmanlar; onlara hizmet de hizmettir
- Dış müşteri ile ilk temas → asistan = şirketin yüzü
- Hizmet kalitesi göstergeleri: hız + doğruluk + ton
- Şikayet → fırsat: dinle, özür dile, çöz, takip et
Sekreterlik Eğitimi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
Bu eğitim hangi pozisyondaki profesyoneller için uygundur?
Yönetici asistanları, üst düzey sekreterler, ofis yöneticileri, sekreter adayları ve yöneticinin operasyonel destekçi pozisyonundaki tüm profesyoneller için uygundur.
Yönetici asistanlığı yetkinlikleri detaylı işleniyor mu?
Evet, üst düzey asistan profili, gizlilik-sadakat ilkeleri, profesyonel duruş, çoklu görev yönetimi ve stratejik destek alışkanlığı uygulamalı vakalarla işlenir.
Kişisel imaj ve protokol bilgileri içerikte yer alıyor mu?
İş hayatına uygun giyim, beden dili, profesyonel selamlaşma, toplantı protokolü ve uluslararası iş yemeği görgüsü pratik bilgilerle işlenir.
Toplantı, seyahat ve etkinlik organizasyonu içerikte detaylı işleniyor mu?
Ajanda yönetimi, gündem hazırlama, materyal-lojistik organizasyonu, seyahat planlaması (vize, uçak, otel) ve misafir ağırlama uygulamalı çalışılır.
Profesyonel iletişim ve telefon görgüsü içerikte yer alıyor mu?
Aktif dinleme, net ifade, empatik iletişim, telefonda profesyonel açılış-kapanış, zor müşteri yönetimi ve eskalasyon süreçleri uygulamalı vakalarla işlenir.
Bu eğitimi şirketinize özel olarak verir misiniz?
Evet, Sekreterlik Eğitimini firma içi olarak veriyoruz. Şirketinizin yönetim yapısı, sektör ve asistanlık seviyesine göre içerik özelleştirilir.
Dosyalama, arşiv ve KVKK içerikte detaylı işleniyor mu?
Fiziksel ve dijital dosya yönetimi, kategorilendirme, KVKK uyumu, gizli evrak yönetimi ve hızlı erişim sistemleri pratik bilgilerle işlenir.
Zaman ve toplantı yönetimi içerikte uygulamalı mı?
Eisenhower matrisi, önceliklendirme, Pomodoro tekniği, çoklu görev yönetimi ve yoğun ofiste verimli rutinler uygulamalı egzersizlerle çalışılır.
