TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Eğitimin amacı, şirketlerde periyodik ve/veya rutin dışı toplantıların organizasyonu, katılımcıların seçimi, toplantı tarzı, içerik ve süresinin planlanması, iletişim ve koordinasyon, karar alma ve zamanı doğru ve en uygun kullanma yönleriyle şirket kararları ve yönetimi açısından büyük önem taşıyan toplantıların verimli geçmesini sağlamak için nasıl program, yürütme ve yönetim yapılması gerektiğine dair gerekli bilgi donanımının ve uygulamalı analizlerle profesyonel becerilerin kazandırılmasını sağlamaktır. Zoom, Teams ve Google Meet üzerinden video toplantı yönetimi de işlenir.
Toplantı eğitimi sonunda, liderlik özelliklerinizi kullanacak, toplantının amaçları çerçevesinde hedeflerinizi belirleyecek, katılımcıların yaratıcı düşünce becerilerini geliştirici teknikler uygulayacak ve toplantı esnasında ılımlı bir hava oluşturarak en verimli sonuçlara ulaşacaksınız; verimsiz toplantı saplantısına dair klasik bir uyarı yazısı programa altyapı sağlar.
Eğitim Yöntemi
Anlatım ve tartışma, uygulamalı ekip çalışmaları, sunumlar ve değerlendirmeler.
Katılımcı Profili
- Üst ve Orta Düzey Yöneticiler: Stratejik toplantıları yöneten liderler
- Proje Yöneticileri: Düzenli proje toplantıları yürüten profesyoneller
- Departman Yöneticileri: Haftalık ekip toplantıları yapan kişiler
- Yönetici Asistanları: Toplantı organizasyonu yürüten profesyoneller
- Hibrit Ekip Yöneticileri: Zoom, Teams ve Meet üzerinden toplantı yöneten liderler
- Etkinlik ve Organizasyon Sorumluları: Büyük ölçekli toplantı organize eden ekipler
Süresi
1 Gün (6 Saat)
Kazanımlar
- Toplantı Hazırlığı: Ajanda, katılımcı ve hedef tasarımı
- Etkin Moderasyon: Toplantıyı yönlendiren kolaylaştırıcı tutum
- Karar Alma: Toplantıyı karara dönüştürme
- Hibrit Toplantı Yönetimi: Yüz yüze ve uzaktan katılımcı dengesi
- Aksiyon Takibi: Toplantı çıktısını uygulamaya geçirme
- Zaman Disiplini: Süreyi ihlal etmeyen yapı
- Toplantı Verimliliği: Gereksiz toplantıyı eleme
Toplantı Yönetimi Eğitimi Konuları
1. Toplantının Tanımı ve Amacı
- Toplantı = en pahalı iletişim kanalı: 5 kişi × 1 saat = 5 saatlik maliyet
- Verimli toplantı = net amaç + doğru kişi + sonuç + süre disiplini
- Kötü toplantının maliyeti: zaman + dikkat + motivasyon kaybı
- Karar/bilgi/işbirliği üçlüsünden hangisi yoksa toplantı gereksiz
- Toplantı bilinci testi: "iptal olsa ne olurdu?" → cevap "hiçbir şey" ise iptal et
2. Toplantı Çeşitleri
- Stand-up (15 dk) → günlük durum, takılan iş
- Bilgilendirme (30 dk) → tek yönlü aktarım; alternatif: e-posta/video
- Karar (45-60 dk) → seçenek tartışılır, karar alınır
- Beyin fırtınası (60-90 dk) → fikir üretimi, eleştiri sonra
- 1:1 (30 dk) → koçluk, geri bildirim, kariyer
- Retrospektif (60-90 dk) → geçmiş döneme bakış, öğrenme
3. Toplantı Ne Zaman Yapılır
- Gerekli durumlar: senkron tartışma + karar + güven inşası
- Gereksiz durumlar: yalnızca bilgi paylaşımı, tek kişiye söz
- Asenkron alternatifler: Loom video, paylaşılan doküman, Slack thread
- Meeting fatigue belirtisi: gün sonu kameran kapanmıyor, beynin yorgun
- "Toplantı önce" kuralı: gündem yoksa toplantı yok
4. Toplantı Öncesi Planlama
- Amaç tek cümle: "bu toplantı sonunda ... kararı alınacak"
- Katılımcı seçimi: karar vermesi gereken + bilgisi olan; geri kalanı CC
- İki pizza kuralı (Bezos): 6-8 kişiyi aşan toplantı verimini kaybeder
- Süre: 25 / 50 dk → 5 dk geçiş payı; 60 dk tam saat değil
- Saat seçimi: gün başı (zihin açık), gün sonu (karar yorgunluğu)
5. Gündem Tasarımı
- Gündem 3 parça: amaç + konular + beklenen çıktı
- Konu sırası: önemli + zor önce, güncellemeler sonra
- Süre tahsisi: her konunun yanına dakika yaz
- Sorumlu atama: her gündem maddesinin "lideri" belli
- Önceden gönderme: en az 24 saat önce → hazırlık zamanı
6. Toplantı Ortamı
- Fiziksel düzen: U masa (tartışma), sıra (sunum), yuvarlak (eşit ses)
- Sanal altyapı: hızlı internet, profesyonel arka plan, ışık karşıdan
- Hibrit risk: salondakiler baskın, uzaktakiler izleyici; eşitleme tekniği şart
- Materyal hazırlığı: ekran paylaşım dosyası, link, doküman önceden açık
- Saat görünür: salonda duvar saati, online'da timer eklentisi
7. Liderin Rolü
- Lider = içerik uzmanı değil, kolaylaştırıcı
- Söz dengesi: en yüksek statü en az konuşur — fikir akar
- Tarafsızlık → tartışma içinde değil, üzerinde dur
- Zaman disiplini: 5 dakika kala "5 dakika kaldı" uyarısı
- "Üst düzey susmayı bilen" lider → fikir akar
8. Yönetim Teknikleri
- Açılış 3 dakika: amaç + gündem + kurallar
- Konuya odaklama: "bu konu önemli, parking'e alalım"
- Karar yöntemleri: konsensüs / oylama / lider kararı / disagree-and-commit
- RAPID modeli: Recommend / Agree / Perform / Input / Decide
- Çatışma yönetimi: kişiye değil konuya çek; "şu olguya bakalım"
9. Zaman Yönetimi
- Timeboxing: her konuya kesin dakika; süre dolduğunda kararı al/erteleme
- Parking lot: gündem dışı konuyu listeye yaz, ayrı toplantıya bırak
- Geç başlatma cezası: 5 dk gecikme = 5 kişiye dağılır → 25 dk kayıp
- Sonu sert kapat: gündem bitse de, bitmese de saatte bitir
- Sürpriz konu yasak: "bir de şu var" 3. konu olmaz
10. Etkin Katılım
- Round-robin turu: her katılımcıdan 30 saniyelik fikir → sessizi konuştur
- Baskın katılımcı: "X için teşekkürler, Y senin görüşün nedir?"
- Anonim katılım: Slido, Mentimeter → çekingen üye fikirlerini paylaşır
- Soru disiplini: "ekleyecek olan var mı?" yerine spesifik isimli soru
- Hibrit eşitlik: salondakilere "uzaktakilerden başlayalım" kuralı
11. Karar Alma ve Aksiyon
- Karar netliği: ne karar verildi, kim onayladı, ne zaman uygulanacak
- Aksiyon formülü: kim + ne + ne zamana kadar
- SMART aksiyon: muğlak "araştır" değil, "X dökümanı çarşamba 17:00'a kadar"
- Onay döngüsü: aksiyon sahibi sözlü "tamam, alıyorum" der
- Karar verilmiyorsa: bir sonraki toplantıya bilgi listesi + sorumlu
12. Toplantı Sonrası
- Tutanak 24 saat içinde: kararlar + aksiyonlar + sahipler + tarihler
- Aksiyon takip aracı: Asana, Jira, ClickUp, paylaşılan tablo
- Bir sonraki toplantı: bekleyen aksiyonlarla başla → hesap verebilirlik
- Sonuç değerlendirme: "amaç gerçekleşti mi?" testi
- Çeyrek kez toplantı denetimi: hangileri iptal/birleşebilir?
Toplantı Yönetimi Eğitimi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
Bu eğitim hangi pozisyondaki çalışanlar için uygundur?
Yöneticiler, proje liderleri, departman müdürleri, takım liderleri ve düzenli toplantı yapan tüm beyaz yaka çalışanlar için uygundur.
Toplantı planlama ve gündem hazırlama içerikte uygulamalı mı?
Evet, toplantı amacının netleştirilmesi, doğru katılımcı seçimi, gündem hazırlama, konuların önceliklendirilmesi ve süre tahsisi pratik vakalarla işlenir.
Etkin moderasyon ve toplantı yönetim teknikleri içerikte var mı?
Liderin kolaylaştırıcı rolü, söz alma-verme dengesi, tarafsızlık, zaman disiplini ve çatışmaları yönetme role-play egzersizleriyle pekiştirilir.
Hibrit ve online toplantı yönetimi içerikte detaylı işleniyor mu?
Yüz yüze + uzaktan katılımcı dengesi, kamera açık-kapalı, ekran paylaşımı, online katılım araçları (Mentimeter, Slido) güncel uygulamalarla işlenir.
Karar alma ve aksiyon takibi içerikte yer alıyor mu?
Toplantı sırasında karar verme yöntemleri, aksiyon ve sorumlu atamaları, son tarih belirleme ve takip mekanizması uygulamalı vakalarla işlenir.
Bu eğitimi şirketinize özel olarak verir misiniz?
Evet, Toplantı Yönetimi Eğitimini firma içi olarak veriyoruz. Şirketinizin tipik toplantı yapısı, kültürü ve mevcut zorlukları ihtiyaç analizinde belirlenip içerik özelleştirilir.
Verimsiz toplantıları kısaltma ve toplantı yorgunluğu içerikte ele alınıyor mu?
Meeting fatigue önleme, gereksiz toplantıyı eleme, asenkron alternatifler ve verimli toplantı kültürü oluşturma uygulamalı vakalarla işlenir.
Etkin katılım ve sessiz katılımcı yönetimi içerikte yer alıyor mu?
Baskın katılımcıyı dengeleme, sessiz katılımcıyı dahil etme, soru ve diyalog teşviki ve yapıcı tartışma ortamı pratik vakalarla işlenir.
