RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Resmi yazışma kuralları, Türkiye Cumhuriyeti tarafından Başbakanlık Teşkilatı Hakkındaki KHK’lar temel alınarak hazırlanmıştır. Resmi yazışma kuralları yönetmeliği, hem el yazısı ile imzalanan fiziksel metin yazışmalarını hem de internet ortamında yapılan yazışmaları kapsamaktadır.

Resmi yazışma kurallarının belirlenmesin amacı, düzenli ve hızlı bilgi alışverişinin yapılabilmesi, resmi yazışmalarda kuralların netleştirilmesi, imza sahiplerinin, imza türlerinin, dağıtım planlarının belirlenmesi içindir.

Resmi yazışma kuralları 2010 yılından bu yana birtakım değişiklikler geçirdi. Resmi yazışma kuralları 2012 yılında yeni eklemeler ile zenginleşti. Bu değişikliklerden ve eklemelerden aşağıda bahsedeceğiz.

Özellikle internette ve kurumnet, intranet polnet, uyap gibi resmi kurum portallarıyla ilgili gelişmeler, internet üzerinden belge bilgi paylaşımının gelişmesi neticesinde, resmi yazışma kuralları 2015 yılı için tekrar hazırlandı. Sizlere resmi gazetede yayınlanmış resmi yazışma kuralları hakkında bilgileri başlıklar halinde sunacağız.

Resmi Belgelerin Özellikleri

Nüsha sayısı

Bir kuruma yollanacak her belgenin yollayan kurum tarafından en az iki nüshası hazırlanır ve bu iki nüshadan biri mutlaka kurumda bırakılır. Eğer daha fazla yere yollanacaksa her farklı yer için bir nüsha çoğaltılabilir. Tüm nüshalar mutlaka paraflanır. Paraflanmayan nüshaların geçerliliği yoktur.

Resmi belgelerin şekil ve özellikleri

Yazışmalarda kullanılacak belgeler A4 kağıdı boyutunda olmalıdır. Çıktı alınacağı zaman, çıktı A4 kâğıdına alınabilmelidir. Belgenin ekinde bulunan kâğıtlar farklı form, şekil ya da büyüklükte olabilir. Üst yazılı belgelerde üst yazı olan kâğıdın sadece tek yüzü kullanılır.

Yani kâğıdın arkasına bir şey yazılmaz. Ancak eklerin hem arkası hem önü kullanılabilir.

Resmi yazışmada kullanılan yazı tipleri ve harf büyüklüğü

Resmi yazışma kuralları, sadece iki farklı yazı tipini kullanmaya izin verir. Bunlardan birincisi Times New Roman, ikincisi ise Arial fontudur. Eğer Times New Roman kullanılacaksa 12 punto büyüklüğü, Arial seçilecekse 11 punto büyüklük seçilir.

Fakat gerek olursa punto büyüklükleri 9’a kadar düşürülebilir. İletişim bilgileri ise belgenin altına 8 punto ile yazılabilir. Bu resmi yazışma örnekleri için geçerlidir. Yani üst yazılı belgelerde bu şekilde davranmak zorunludur. Ancak eklerde, rapor ve analizlerde farklı puntolara ve büyüklükler kullanılabilir.

Resmi Belgelerin Bölümleri

Belgelerde yazı alanı

Resmi belgelerin alt, üst, sağ ve sol kısımlarından 2.5 santim boşluk bırakılır. Ortada kalan alan yazı için kullanılır. Bu alana yazı alanı denir. Yazı alanı dışında kalan bölgeye sadece sayfa ya da ek no yazılır. Bunlar haricinde bu bölgeler kullanılmaz.

Resmi belgelerde başlık

Başlık, belgeyi yollayan kurumu ifade eder. Bu nedenle belgenin en üst ortasına yazılır. En üste T.C. ibaresi yazılır. İkinci satırda idarenin adı yazılmalıdır. 3. satırda idarenin hangi bölümünden yollanıyorsa o birimin adı yazılmalıdır. 3. satıra yazılan birimin adının ilk harfleri büyük kalan harfler küçük yazılır.

Resmi belgelerde sayı

Resmi yazışma kuralları arasında “sayı” önemli bir kuraldır. Bürokraside “sayı vermek” tabiri ile kullanılır. Her belgeye mutlaka sayı verilir. Her kurumun belirli iş alanları için verilen klasör numaraları vardır.

Kuruma bir belge geldiğinde hangi iş alanıyla ilgiliyse belge o klasöre konmalıdır. Bu noktada olası karışıklıkları önlemek adına belgelere sayı verilmektedir. Böylece o belgenin takibi ve arşivlenmesi çok daha kolay olmaktadır.

Belgelerde ilk sayıyı devlet teşkilat numarası, ikinci sayıyı dosya plan kodu, üçüncü sayı ise belge kayıt numarası oluşturur. Tüm sayı grupları arasına “-“ tire işareti konmalıdır.

Sayı: şeklinde bir yan başlık açılır iki noktadan sonra iki boşluk bırakılır ve sayı numarası yazılır. Eğer kurum içinde birim evrak ve genel evrak şeklinde iki kayıt tutuluyorsa iki sayı vermek icap eder. Bu tür durumlarda ise iki sayı arasına “/” eğik çizgi konur.

Elektronik sayı

Elektronik ortamda yollanan belgelerin başına E ibaresi konur. Resmi yazışma kuralları yönetmeliği 2012 yılında yapılan değişiklikle resmi yazışmalarla ilgili belgelerde, şifreleme yöntemleri de belirlenmiştir.

Tarih

Belgenin tarihi belgenin evrak kayıta işlendiği anın tarihidir. Sayı olarak yazının en üst sağında yer alır. Gün, ay yıl olarak yazılır. Gün, ay ve yılın aralarına nokta ya da bölü işareti konabilir. Ay yazı ile de yazılabilir.

Konu

“Konu:” Şeklinde belgenin üst soluna sayının altına yazılır.

Muhatap

Belgenin gitmesi gereken kurum yazılır. Bu kısım önemlidir. Çünkü belge başlığı olarak yazılır. Konu: yan başlığından sonra iki ila 4 satır boşluk bırakılır ve belge kime gidecekse o kurumun adı yazılır. Eğer muhatap idare dışında bir kurum ise muhatap kısmının altına adres yazılabilir. Eğer dağıtımlı belge ise “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi de eklenir.

Resmi yazışma kurallarında ilgi tutma

İlgi: alt başlığı ile bağlı belge ve bilgileri belirtilmek amacı ile yazılır. İlgi belgesi bir kanun, madde, dayanak, ihbar vb bir belge olabilir. Herhangi bir yerden gelen bir bilgiden dolayı bir iş oluşmuşsa bu işin yapılması amacıyla kurumlara emir yollanırken bu işin yapılma nedeni ilgi ile ispatlanmış olur.

Resmi yazışma kuralları içinde en zor anlaşılan kısım ilgi kısmıdır. Eğer ilgili belgeler birden fazla ise tarihi en eski olandan başlanarak sıra ile yazılır. İlgi belgesi eklemekle ilgili kullanılan terim “ilgi tutma” terimidir. Belgeye ilgili belge eklenirken ilgi ekle, ilgi iliştir vb denmez. Bunun yerine “ilgi tutma” tabiri kullanılır.

İlgi tutulan belge başka bir kuruma aitse kurum adı ve kurum sayısı belirtilir. Eğer yazışılan mevcut kurumla ilgili bir belge ise kurum adı verilmez. İlgi tutarken Falanca kurumun, …. Tarihli….. Sayılı yazısı şeklinde ilgi tutulur. İlgide detaya girilmez. Konu anlatılmaz.

Metin

Metin, belgedeki ilgi ve imza arasında kalan bölgeye yazılanlardır. Eğer ilgi yazılmışsa metni yazmadan önce bir satır boşluk bırakılır. Eğer ilgi yoksa 2 satır boşluk bırakılmalıdır. Paragraf yaparken 1.25 cm boşluk bırakılmalıdır. Bu standart kelime işlemcilerde bir tab tuşu kadardır (varsayılan değer).

Metni ortalayarak yazılmalıdır. Yani her iki yana dayalı yazılmalıdır. Metin içinde rakam kullanılacaksa harfle yazılır. Elzem ise parantez içinde rakamla yazılabilir. Metinde uyulacak kurallar ve tüm resmi yazışma kuralları TDK’nın hazırladığı Türkçe sözlüğe ve Türk Dil Kurumu’nun imla kılavuzuna uygun olmalıdır.

Hitap

Metin sonunda eğer yazan, bir üst makama yazıyorsa “Arz ederim.” İbaresini, alt makama yollanıyorsa “Rica ederim.” İfadesi kullanılmalıdır. Eğer hem üst makama hem de alt makama dağıtımlı yazılıyorsa “Arz ve rica ederim” şeklinde yazılmalıdır.

Eğer gerçek kişiyle yazışılıyorsa, metin sonunda “Saygılarımla”, “Bilgilerinize sunulur” ya da “İyi dileklerimle” ibaresi kullanılmalıdır.

İmza

Resmi yazışma kurallarında imza ayrı bir öneme haizdir. Doğru ve metni etkileyen imzalar atılmalıdır. Aksi takdirde belge resmiyet kazanmaz. Belgeyi imzalayan kişi eğer imza yetkisini, yetki devri ile aldıysa yetkiyi aldığı kurum ya da kişi adını üste kendi ad soyadını alta, unvanını da en alta yazar yanı 3 satırda imza kısmı tamamlanmış olur.

Eğer Başbakan adına imza atılıyorsa “Başbakan a.” Şeklinde bir ibare kullanılmalıdır. Eğer vekâleten imza atılıyorsa birinci satıra “Başbakan v.” Şeklinde bir ibare düşülmelidir.

Resmi yazışma Kuralları 2011 yılında elektronik yazışmaları da kapsayacak şekilde genişletilmiştir. Resmi yazışma kuralları 2013 yılında ise günümüzdeki halini almıştır.