RAPORLAMA TEKNİKLERİ

Raporlama hakkında detaylı bilgi vermeden önce rapor terimini inceleyelim. Araştırılan bir sorunun ya da durumun, güvenilir, kesin ve tarafsız bilgilerle sonuçlandırılması ve elde edilen bilgilerin yazılı ya da sözlü olarak sunulmasına rapor denir. Rapor bir araştırma için ya da teftiş için yapılabilir. Yahut bir konuda sunum yapmak için rapor hazırlanabilir.

Raporlamanın Amacı

Raporlama, “bilgi sunmak, soru ve sorunlara çözüm bulmak, oluşması muhtemel sorunlara önerilerde bulunmak” olarak sıralanabilir . Rapor yazma, bilgi verme hedefli olduğundan bilgi aktarırken dikkatli olunması gerekir. Rapor yazma esnasında dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bu noktaları aşağıda sıraladık.

Rapor Hazırlama Teknikleri

Rapor yazımına başlanmadan önce rapora neler yazılır, neler yazılmaz bilmek gerekir. Bu konuda eksiğiniz varsa raporlama teknikleri eğitimi alabilirsiniz. Raporu tamamladıktan sonra mutlaka kontrol etmek için birkaç kez üzerinden geçmelisiniz.

Rapor yazma hazırlığı

Rapor yazımına başlamadan önce bazı noktaları göz önünde bulundurmak gerekir. Aşağıdaki soruları sorarak etkili bir rapor hazırlayabilirsiniz.

• Raporu kimler okuyacak? Rapor okuyucu için uygun hazırlandı mı?
• Rapor ne kadar sürede hazırlanacak? Bu süre rapor hazırlamak için yeterli mi?
• Rapor hazırlama kuralları biliniyor mu bu kurallara uyuldu mu?
• Etkili bir rapor için yeterli veri var mı?
• Okuyucuya verilecek mesajlar kesin mi?
• Raportör alanına hâkim mi?
• Raporda eksik noktalar var mı geri dönüşe uygun mu?
• Rapor yazma kuralları konusunda gereken kurallara uyuluyor mu?
• Rapor hazırlamadan önce yeterince kaynak veya saha araştırması yapıldı mı?

Rapor hazırlarken nelere dikkat edilmeli?

Rapor yazarken dikkat edilmesi gereken hususları aşağıda sıraladık. Bunlar:

• Rapor yazılırken açık ve anlaşılır bir dil kullanılmalıdır.
• Raporu yazarken mümkün olduğunca sade bir dil kullanılmalı yabancı kelimelerden kaçınılmalıdır
• Rapor mevcut durumun analizi dışında çözüm önerileri de içermeli
• Raporda anlam bütünlüğü olmalı
• Okuyucuya bilgi verip yönlendirmeli
• Rapor hazırlama bir amaca yönelik olmalıdır
• Bütünlüğü bozan bilgiler rapor sonunda ekler kısmında verilmelidir.
• Rapor yazmak için tüm veriler toplanmalıdır
• Raporun giriş, gelişme, sonuç şeklinde yazılmasına dikkat edilmelidir.
• De ve ki ekleri ayrı yazılmalı anlatım bozukluğu yapılmamalı imla ve noktalama işaretlerine dikkat edilmelidir.
• Rapor yazılırken serbest dilde yazılmamalı, yüklemsiz cümle kurulmamalıdır.
• Raporda kullanılan zaman dili sürekli aynı olmalıdır. Geniş zamanla başlayan bir cümleyi şimdiki zamanla bağlamanız anlatım bozukluğuna yol açacaktır.
• Sadece gerekli bilgiler verilmeli cümleler uzatılmamalıdır.
• Tarafsız bir şekilde bilgiler sunulmalıdır
• Eğer bir görüş belirtilecekse kaynak kullanılmalıdır.
• Raporun ön kısmında mutlaka özet bulunmalıdır
• Gerekiyorsa dipnot kullanılmalıdır.

Raporun Bölümleri

Ciddi bir rapor bölümlerden oluşur. Bu bölümlere ve bölümlerin gerektirdiği standartlara uymak raporun ciddiye alınması için çok önemlidir. Rapor örnekleri ya da rapor yazma örneği arayan ziyaretçilerimiz aşağıda verdiğimiz rapor bölümlerini inceleyerek harika bir rapor hazırlayabilirler.

Birinci Bölüm

• Kapak
• Özet
• Anahtar Kelimeler
• Önsöz
• İçindekiler
• Kısaltmalar / Simgeler

İkinci Bölüm

• Giriş
• Gelişme
• Sonuç

Son Bölüm

• Yorumlar ve Tartışmalar
• Tavsiyeler
• Ekler
• Kaynakça
• Dizin

Yukarıda rapor nasıl hazırlanır örnek vermeye çalıştık. Bu örnekte verdiğimiz bölümleri doldururken dikkat etmeniz gereken noktalar bulunuyor.

Kapak: kapak raporun ne olduğunu anlatır hem ilgi çekici hem sade olmalıdır. Kapakta, raporun hazırlayan kişi ya da kurumun adı yazmalıdır. Rapor denetçisi varsa onun da adı yazılmalıdır. En altta ise yazıldığı yer ve yazım yılı bulunmalıdır. Böylece ilk bakışta raporla ilgili tüm bilgiler elde edilmiş olur.

Özet: Raporun ana fikrini veren yarım sayfayı geçmeyen yazıya denir. Özet kısmını okuyan rapor hakkında ön bilgi sahibi olmalıdır. Özette gerekliyse İngilizce çeviri de kullanılabilir yani sayfanın bir yarısında Türkçe bir yarısında İngilizce özet verilebilir.

Anahtar Kelimeler: Raporu işleyecek okuyucuların işini kolaylaştırmak amacıyla anahtar kelimeler bu kısımda verilir. Anahtar kelimeler aynı zamanda raporda neler olduğu hakkında fikir de verir.

Önsöz: Bu kısım rapor için bir gereklilik değil bir seçimdir Bu yüzden dileyen raporunda önsöz kullanmayabilir ancak okuyucular ile bağ kurmak raporda emeği geçenlere teşekkür etmek, raporda es geçilen noktalar varsa belirtmek maksadıyla bu bölüm kullanılabilir. Bu bölümü uzatmak okuyucuyu sıkabilir. O yüzden kısa tutulmalıdır.

İçindekiler: Bu kısımda rapor içindeki bölüm ve başlıklar sayfa numaraları ile birlikte verilir. İçindekiler kısmına fihrist ya da indeks adı da verilir. Bu kısmı kullanan okuyucu aradığı bilgilere raporun tamamını okumanda ulaşabilir.

Kısaltmalar – Semboller: rapora özgü kısaltma ya da sembol kullanıldıysa bu kısımda anlatılmalıdır. Bu sembol ve kısaltmalar raporda ilk geçtiğinde açıklamasıyla verilir bundan sonraki kullanımlarda açıklama yapılmasına gerek kalmaz sadece sembol ya da kısaltma kullanılabilir.

Metin: Bu kısım raporun en önemli kısmıdır. Bilgilerin verildiği bölümdür. Bu bölüm giriş, gelişme ve sonuç olarak düzenlenmelidir. Giriş bölümünde, raporun hazırlanma amacı neleri kapsadığı neleri işlediği anlatılır. Gelişme bölümünde raporla ilgili sorunlar detaylar çözümler verilir. Ne? Neden? Nasıl? Ne kadar? vb soruların cevapları bu bölümde verilir. sonuç kısmında ise rapor bir neticeye bağlanır analizler yapılır ve yorumlanır. Çözüm önerileri sunulur. Konu bütünlüğü tamamlanıp rapor bitirilir.

Metin kısmında başlık sistemi yapılandırılırken rakamlar ve harfler kullanılır.

1. Giriş

2. Bölüm/konu ismi

2.1. Alt başlık

2.2. Alt başlık

2.3. Alt başlık

2.4. Alt başlık

2.5. Alt başlık

Bir örnekle açıklayalım

Türkiye İstatistik kurumunun bölgeler, iller ve ilçeler ile ilgili bir çalışma yaptığını varsayalım.

1. Giriş

2. Bölgeler

2.1. Marmara Bölgesi

2.2. Karadeniz Bölgesi

2.2.1. Trabzon

2.2.1.1 Of

2.2.1.2 Sürmene

2.2.1.3 Çaykara

2.2.1.3.1. Uzungöl

Raporlama örnekleri word formatında çok kolay yapılabilir. Bu başlık sistemini MS Office sisteminde Word kullanarak otomatik yaptırabilirsiniz. Manuel yapmak isterseniz de yukarıdaki sisteme göre düzenleme yaparsınız. Karışık görünse de oldukça kolaydır. Sadece alt başlık gerektiğinde bir üstteki rakamın sonuna 1 eklemeniz gerekiyor. Ancak birbirine benzer başlıkları alt başlık olarak kullanmamalısınız. Mesela Marmara Bölgesi ile Karadeniz Bölgesi veya Akdeniz Bölgesi birbirinin alt başlığı olamaz. Ancak Marmara bölgesi için düşünürsek İstanbul bir alt başlık olabilir. Tekirdağ ve Çanakkale İstanbul ile eşit başlıklardır ama Çorlu, Tekirdağ’ın alt başlığı olmalıdır. Rapor hazırlama tekniklerinde en sık yapılan hata, başlık sisteminde yapılan hatalardır.

Sitemizde bulunan Raporlama örnekleri kullanılarak, raporlama teknikleri pdf formatında indirebilirsiniz. Rapor hazırlama örnekleri, rapor nasıl yazılır örnekler gibi başlıklarda bilgiye ihtiyacınız varsa sitemizde araştırma yapabilirsiniz. Raporlama teknikleri eğitimi almak için bize ulaşarak ücretsiz danışmanlık hizmetimizden faydalanabilirsiniz.